Quando começamos a dividir uma WBS, os primeiros níveis são basicamente gerenciais, porque ainda não estamos alocando recursos, ou seja, definindo quem é que vai executar cada tarefa.

O projeto tem uma série de atividades-mãe - também conhecidas como atividades sumário do projeto - que representam as entregas parciais. Para cada atividade-mãe você tem atividades detalhe ou atividades-filha, que representam pacotes de tarefas, ou seja, o serviço propriamente dito.

A cada grau de decomposição adicional da EDT, você deve adicionar mais informação, cuidando sempre para não chegar a um nível de detalhamento que fuja ao controle. Se alguém exagerasse, colocaria: agendar reunião, telefonar para fulano etc. A decomposição vai até o desenvolvimento, se você quiser, mas obviamente não é esse o objetivo. É melhor um plano curtinho, com checklists para saber o que é que tem que fazer naquela atividade, do que um plano muito detalhado.

Por que um plano muito detalhado é ruim? Porque não parece lógico. Como o objetivo dele é comunicar para a equipe o que tem que fazer, muitas atividades são óbvias e se precisar consultar um plano só vai atrapalhar, sem contar que não é possível registrar o que foi feito. Por isso, um plano muito detalhado acaba não ajudando. Muitos softwares de gerenciamento de projetos, por exemplo, o Project, têm espaço para anotações sobre a tarefa onde se pode colocar checklists.

Ao escrever as tarefas, prefira usar substantivos para representar as entregas parciais e verbo pra representar as ações. Assim fica mais fácil visualizar.